验厂前,应与买家积极沟通

「正确的选择」
验厂前供应商应和买家积极主动地沟通,清楚地知道验厂的人员组成、工作流程、审计标准等等,并做好审计前相应的准备工作.以社会责任验厂为例,通常流程如下:

1. 见面会(Opening Meeting).双方介绍,验厂审计员(Auditor,可以是买家代表,也可以是第三方审计机构,如BV、TUV莱茵等机构)解释此次验厂目的,时间安排以及验厂过程中需要供应商做的配合工作等.
2. 现场检查(On-site Inspection).审计员和厂方陪同人员检验工厂.检验工厂之前,审计员会要求工厂提供标示消防通道和紧急出口的平面图.检验过程中,审计员会依据审计要求在现场逐条检查,如消防设施、危险品存放等.其间,审计员可能会现场拍照取证或者要求复印某些记录文件,当然,这些动作事先都应征得厂方同意.审计员在检验过程中如果有疑问,还会在现场向工人或者管理人员直接提问.
3. 文件审核(Documents Inspection).审计员通常要求工厂出示考勤记录、工资发放记录、员工花名册、员工保险证明、消防检查和演习记录等文件.审计员以这些文件反映出的信息判定工厂在工资工时、工作环境等方面与审计要求有否不符.审计员通常还会将这些文档中的信息和现场的工人回答以及现场取证的信息进行核对.比如,审计员将某仓库工人的考勤记录和仓库收发货时间进行对比,发现考勤显示某日为工厂休息日而仓库于该日又有收料记录.这种情况下,如厂方又无法给予合理解释并提供相关证据,则视为疑点或直接为不符点.
4. 工人访谈(Workers Interview).工人面谈的对象选择可以是审计员在花名册中随机抽取,也可以是有倾向地抽取,如刻意挑选16~18岁的未成年工,又或者是被审计员在现场检查时记录下工号的那些工人.面谈的内容基本都和工资工时、工作环境、人权保护相关.为了保护工人的权益,面谈的过程对厂方严格保密,既不允许厂方管理人员在场,也不允许其在面谈室附近区域逗留.
5. 管理人员访谈(Management Interview).这个阶段已接近验厂尾声,审计员会就之前发现的疑点或者信息不充分的部分做进一步提问.访谈对象也是根据需要随点随到,可以是车间拉长、厂长,也可以是财务.
6. 总结会议(Ending Meeting).审计员将验厂过程中看到的优点和不符点加以总结.这个总结会以书面的形式当场给工厂确认并签章.如果工厂对其中某些点表示不同意,也可以将意见备注在总结报告中.正式审计报告一般在5个工作日后送达工厂.
对相同类别的验厂,如果买家不同,流程和相关审核文件也可能会大相径庭.建议工厂至少在正式验厂前一周和买家沟通流程、文件和人员准备等信息,以免影响验厂的效率和审厂结果.如果因为某人员不到位,或者某文件当场无法获得,相关审核点往往会被视作信息不充分的疑点.另外,验厂的范围一般为整个厂区,工厂方面需要提前准备好各个库房以及锁闭区域的钥匙,以备审计员随时检查.
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